Решить проблему хранения архивов в своей организации легко. Электронный архив, созданный с помощью специализированных компаний, поможет оптимизировать документооборот.
Электронный архив документов — система хранения архивной документации в электронном виде.
Для чего необходимо создавать электронный архив:
- 1. Оптимизация документооборота: архив в электронном виде сократит время на поиск необходимой информации.
- 2. Разграничение прав сотрудников на доступ к той или иной информации обезопасит ваши документы. Сотрудники будут видеть только ту информацию, которую им можно просматривать, а все изменения протоколируются в системе.
- 3. Автоматическое резервное копирование позволит сохранить всю важную информацию.
- 4. Удобная систематизация документов в архиве: можно распределять документы в любом необходимом порядке, будь то срок хранения или их вид.
- 5. Электронный архив документов приведет всю вашу документацию к единой классификации.
Процесс создания
- 1. Сканирование бумажных документов. С помощью специального программного обеспечения, разработанного отечественными специалистами, — «Бискан», выполняются работы по сканированию документов любой сложности. Может выполняться сканирование и ветхих, и сшитых документов (например, книг), также принимаем в работу и нетиповые форматы.
- 2. Распознавание документов. На этом этапе идет перевод текста с документов в электронный вид. Программное обеспечение BeorgProcessing позволяет преобразовывать как машинописный, так и рукописный варианты. Также в процессе распознавания можно предусмотреть перевод в электронный вид как всего текста документа, так и только его основные атрибуты (например, наименование, дата, номер и т. п).
- 3. Обработка электронных дел. Здесь все листы приводятся к единообразному виду: обрезаются, выравниваются по тексту, нумеруются.
- 4. Дальше наступает этап непосредственно хранения как электронных копий, так и бумажных отсортированных документов, каждый из которых легко найти в электронном архиве, а в случае желания получить именно бумажную версию в программе будет пометка о том, как быстро найти этот документ.
Почему выгоднее работать с «Биоргом»?
- - Архивная документация будет обработана без ошибок благодаря большому опыту высококвалифицированных штатных специалистов.
- - Обработка документов может проводиться как на нашей территории, так и на выезде — в офисе компании-заказчика.
- - Документы практически в любом состоянии могут быть оцифрованы — и ветхие, и сшитые, и нестандартного типа.
- - Возможность адаптации полученных архивов под любое программное обеспечение.
- - Удобная и понятная систематизация архивных документов: каждый файл будет найден максимально быстро.
Организовывая электронный архив, вы выбираете удобство работы и безопасность вашей документации.